Tietosuojaseloste
Arctic Lifestyle Oy (myös Lapin Hullu, virallinen aputoiminimi)
Tietosuojaselosteemme tarkoitus on selventää miten Arctic Lifestyle Oy (jäljempänä AL) kerää henkilötietoja asiakkailtaan heidän ollessa yritykseen asiakassuhteessa tai vieraillessaan yrityksen verkkosivuilla. Tämän selosteen taustalla on Euroopan Unionin GDPR asetus, sekä Suomalainen lainsäädäntö. Keskeinen tieto kerättävistä tiedoista, niiden käytöstä, sekä tiedon tallentamisesta käyvät ilmi tässä selosteessa.
Hyväksyminen tietojen luovuttamiseen Arctic Lifestyle Oy:lle asiakassuhteen luomisen yhteydessä
Asiakassuhteen edellytyksenä on asiakkaan hyväksyntä luovuttamaan AL:lle sellaiset tarvittavat tiedot, joita varauksen mahdollistamiseksi, varauksesta neuvottelun mahdollistamiseksi, vahvistamiseksi, sekä laskuttamiseksi ovat tarpeellisia. Lisäksi AL voi mahdollisesti lähestyä asiakasta tilauksen osalta jälkimarkkinoinnin kannalta, kiittäen asiakkuudesta tai pyytäen tilauksesta palautetta. Muissa kuin edellä mainituissa tapauksissa, AL pyytää lupaa henkilötietojen käyttöön erikseen.
Asiakkaalla jolla on AL:n hallussa henkilötietoja, on milloin vain oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja nähtäväksi, sekä evätä oikeus henkilötietojen keräämiseen jatkossa. Asiakkaalla on myös oikeus tietää miten ja mihin tarkoitukseen hänen henkilötietojaan on käytetty. Mikäli tiedot ovat paikkansapitämättömiä, on asiakkaalla oikeus vaatia ne korjattavaksi. Asiakas voi vaatia myös henkilötietojaan kokonaan poistettavaksi rekisteristä, pois lukien sellaisten tietojen osalta joilla on AL.n puolella lakisääteinen säilyttämisvelvollisuus. Esimerkkinä laki kirjanpidosta.
Evästeiden käyttö
Verkkosivusto www.lapinhullu.fi ja sen alasivut käyttävät evästeitä lähinnä varmistamaan kävijöille relevanteinta tietoa. Sivuston vierailija automaattisesti luovuttaa IP osoitteensa AL käyttöön, jonka avulla AL pystyy parantamaan sivuston sisältöä, sekä kehittämään sivustoa.
Henkilötietojen kerääminen
Asiakassuhteen alussa, AL tarvitsee henkilötietoja varauksen suunnittelemiseen, sen vahvistamiseen, sekä laskuttamiseen.
Henkilötietoja tarvitaan seuraavasti: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja kansalaisuus. Joissakin tapauksissa, tilauksen tietoihin voidaan tarvita: majoituspaikan nimi ja osoite (esim. haku aktiviteettipalveluihin tai tavaran toimitus).
On mahdollista, että joidenkin tilausten suunnittelun, toteutuksen ja vahvistamisen vuoksi, asiakkaalta tarvitaan tiedot: iästä, sukupuolesta, pituudesta, painosta, terveyden tilasta ja/tai ruokailurajoitteista. Näitä tietoja tarvitaan varmistamaan tilauksen laadukkaan toteutuksen varmistamiseksi, sekä AL että sen alihankkijoiden osalta. (esim. tilaus jossa varusteita ja vaatteita vaativia aktiviteettejä, sekä ruokailuja)
Tietojen kerääminen tilauksen maksun yhteydessä
Kun tilaus on mahdollista maksaa debit- tai credit-kortilla. AL ei koskaan saa, eikä pyydä tilauksen maksamisen yhteydessä pankki- tai luottokorttitietoja, vaan maksut tapahtuvat erillisen maksuvälitysoperaattorin kautta. Näitä yrityksiä sitoo Maksulaitoslaki ja heillä voi olla omaa lainsäädäntöön liittyvää henkilötietoasetuksia jotka ovat AL:n ulkopuolisia tekijöitä.
Laskutusasiakkaat maksavat tilaukset laskutusasiakkaana pankin SEPA tilisiirtona IBAN tilinumeroa käyttäen. Henkilötietojen kerääminen on silloin maksajan oman pankin toiminnan mukainen ja AL suosittelee tutustumaan kyseisenkin palveluntarjoajan henkilötietojen keräämiseen liittyviin tietoihin.
Ostettaessa tuotetta AL:n ylläpitämän verkkokaupan kautta, AL kerää tilauksen yhteydessä sellaiset tiedot asiakkaasta jotka ovat tilauksen vahvistamiseksi välttämättömät ja asiakas on ne tilauksen yhteydessä luovuttanut verkkokaupassa.
Tietojen säilytys
AL säilyttää tietoja asiakasrekisterissään tilausten suunnittelun mahdollistamiseksi, niiden vahvistamiseksi, sekä laskutuksen mahdollistamiseksi. Tilauksen jälkeen tiedot jäävät asiakasrekisteriin kirjanpidollisiin tarkoituksiin, sekä mahdollistamaan asiakkaan uusien tilausten nopeuttaminen ja laadun ylläpitäminen.
AL varmistaa tietojen säilytyksessä tarvittavat toimet. Pääsy tietoihin on vain sellaisilla AL:n koulutetuilla henkilökunnan jäsenillä joilla on tehtäväänsä liittyen tarve saada sellaiset henkilötiedot, jotka ovat palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömiä. Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja kunnioittaen.
Tietojen luovuttaminen
Arctic Lifestyle ei luovuta kerättyjä tietoja kolmansille osapuolille, pois lukien seuraavat tyhjentävät tilanteet:
- Viranomaisen lakiin perustuva kirjallinen vaatimus
- Asiakkaan jättäessä noudattamatta AL:n antamia tilauksen myynnin ehtoja, jonka perusteella AL voi luovuttaa tiedot viranomaisille tutkintaa varten
- Asiakkaan jättäessä noudattamatta AL:n antamia tilauksen maksuun liittyviä ehtoja, jonka perusteella AL voi luovuttaa tilauksen tietoja perintätoimistoille
Tietosuojaseloste päivitetty 01.11.2020